Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben?

Nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl gilt die Pflicht außerdem bei bestimmten sensiblen Verarbeitungstätigkeiten — etwa in Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen oder bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Datenkategorien. Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann die freiwillige Bestellung eines DSB sinnvoll sein.

Was sind die Vorteile eines externen DSB?

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt fachliche Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit, arbeitet unabhängig von internen Hierarchien und ist nicht in operative Entscheidungen eingebunden — was seine Beratungsqualität stärkt. Er entlastet interne Mitarbeiter, hält Dokumentationen aktuell und steht als verlässlicher Ansprechpartner für Geschäftsleitung, Mitarbeiter, Kunden und Aufsichtsbehörden zur Verfügung. Im Vergleich zu einer internen Lösung ist er in der Regel kostengünstiger und fachlich breiter aufgestellt.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Die Kosten hängen vom Umfang der Verarbeitungstätigkeiten, der Unternehmensgröße und dem erforderlichen Betreuungsaufwand ab. Wir sprechen mit Ihnen offen über den Aufwand und unterbreiten Ihnen ein nachvollziehbares Angebot — ohne Standardpakete, die an Ihren tatsächlichen Anforderungen vorbeigehen.

Was sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)?

TOMs sind die konkreten Sicherheitsvorkehrungen, die Unternehmen nach Art. 32 DSGVO treffen müssen, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Dazu gehören technische Maßnahmen wie Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Datensicherung, aber auch organisatorische Maßnahmen wie Berechtigungskonzepte, Löschfristen und Schulungen. Wir helfen Ihnen dabei, TOMs zu definieren, zu dokumentieren und in der täglichen Praxis umzusetzen.

Was passiert bei einer Datenpanne oder einem Datenschutzvorfall?

Bei einem Datenschutzvorfall — etwa einem Datenleck, einem Cyberangriff oder einem versehentlichen Datenverlust — müssen Unternehmen schnell und strukturiert reagieren. Als externer DSB begleiten wir die Bewertung des Vorfalls, unterstützen bei der Dokumentation und beraten, ob und innerhalb welcher Frist eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlich ist. In der Regel gilt eine Meldefrist von 72 Stunden — eine strukturierte Reaktion ist daher entscheidend.

Datenschutz & DSB

Datenschutz strukturieren. Pflichten erfüllen. Verlässlich betreut.

Ob gesetzliche Pflicht oder freiwillige Entscheidung — ein strukturierter Datenschutz erfordert Fachwissen, Zeit und regelmäßige Aktualisierung. Als externer Datenschutzbeauftragter und Berater unterstützen wir Unternehmen, Praxen, Kanzleien und Einrichtungen dabei, Datenschutzanforderungen nachvollziehbar und dauerhaft umzusetzen.

Datenschutz, der im Alltag funktioniert

Datenschutz besteht nicht aus Dokumenten, die einmalig erstellt und danach vergessen werden. Er erfordert nachvollziehbare Prozesse, klare Zuständigkeiten und einen Ansprechpartner, der rechtliche Anforderungen, technische Zusammenhänge und betriebliche Abläufe zusammen denkt.

Wir unterstützen Sie dabei, Datenschutzanforderungen verständlich und praxistauglich in Ihren Betrieb zu integrieren — ohne unnötige Bürokratie, aber auch ohne die Anforderungen zu verharmlosen. Als externer Datenschutzbeauftragter stehen wir dauerhaft zur Verfügung, nicht nur bei der Ersteinrichtung.

Unsere Leistungen im Überblick

Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Datenschutzerklärungen für Webseiten
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Prüfung von Cloud-Diensten und IT-Tools
Begleitung bei Betroffenenanfragen
Datenvorfälle und Meldepflichten
Mitarbeiterschulungen
Technische und organisatorische Maßnahmen
Unterstützung bei Behördenprüfungen

Leistungsbereiche

Externer Datenschutzbeauftragter

Wir übernehmen die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten: gesetzeskonforme Bestellung, regelmäßige Erreichbarkeit, Berichterstattung an die Geschäftsleitung und Vertretung gegenüber Betroffenen und Aufsichtsbehörden — ohne dass Sie dafür eigenes Personal einsetzen müssen.

Datenschutzdokumentation

Wir erstellen und pflegen alle erforderlichen Datenschutzdokumente: das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Datenschutzerklärungen für Ihre Webseite, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Dienstleistern und interne Richtlinien. Dokumentation soll nachvollziehbar, aktuell und im Ernstfall belastbar sein.

Prüfung von Tools, Cloud & Software

Wir prüfen, ob die von Ihnen genutzten Software-Lösungen, Cloud-Dienste und IT-Prozesse datenschutzkonform eingesetzt werden — ob Microsoft 365, DATEV, ein DMS, Praxissoftware, Pflegedokumentation oder andere Fachanwendungen. Wo Handlungsbedarf besteht, erarbeiten wir praxistaugliche Lösungen.

Betroffenenanfragen & Datenvorfälle

Wenn Betroffene Auskunft verlangen, Daten löschen oder widersprechen möchten, unterstützen wir bei der fristgerechten Bearbeitung. Bei Datenschutzvorfällen begleiten wir Bewertung, Dokumentation und — wenn erforderlich — die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde.

Schulungen & Mitarbeitersensibilisierung

Datenschutz beginnt bei den Menschen, die täglich damit arbeiten. Wir führen praxisnahe Schulungen für Ihre Mitarbeiter durch — verständlich, ohne juristische Überforderung und abgestimmt auf die konkreten Abläufe in Ihrem Unternehmen.

Technische & organisatorische Maßnahmen

Wir beraten zu technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die den Schutz personenbezogener Daten in Ihrem Betrieb sicherstellen: Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Löschkonzepte und sichere Prozesse — abgestimmt auf Ihre Infrastruktur und Ihren tatsächlichen Schutzbedarf.

Unser Vorgehen

Bestellung & Bestandsaufnahme

Zu Beginn klären wir gemeinsam, welche Verarbeitungstätigkeiten in Ihrem Unternehmen stattfinden und welche Datenschutzdokumente bereits vorliegen. So entsteht ein realistisches Bild des aktuellen Stands — ohne Vorwürfe, aber mit klarem Blick auf Handlungsbedarf.

Dokumentation & Maßnahmen

Auf Basis der Bestandsaufnahme erstellen wir fehlende Dokumente, prüfen bestehende und entwickeln — wo nötig — Maßnahmen, die Ihren Datenschutz nachvollziehbar und tragfähig machen. Wir erklären, was warum notwendig ist — ohne unnötige Bürokratie aufzubauen.

Laufende Betreuung & Erreichbarkeit

Als bestellter Datenschutzbeauftragter stehen wir regelmäßig zur Verfügung — für Ihre Geschäftsleitung, Mitarbeiter und Kunden. Wenn neue Verarbeitungstätigkeiten entstehen, Tools wechseln oder Anfragen eingehen, sind wir der richtige Ansprechpartner.

Jährliche Überprüfung & Aktualisierung

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt. Wir überprüfen Ihre Datenschutzdokumentation regelmäßig, passen sie an geänderte Prozesse oder neue rechtliche Anforderungen an und halten Sie über relevante Entwicklungen informiert — ohne Informationsüberflutung, aber mit dem Wesentlichen.

Häufige Fragen

Datenschutzberatung anfragen

Teilen Sie uns kurz mit, in welcher Branche Sie tätig sind und welche Fragen oder Anforderungen Sie beschäftigen — wir melden uns zeitnah mit einer ersten Einschätzung.

Jetzt anfragen